Regelarm persoonlijk plan stimuleert de dialoog bij Amarant

donderdag, 14 februari 2013

Geen dik pak papier meer maar een paar A4-tjes: dat is het nieuwe Persoonlijk plan bij Amarant. Die paar A4-tjes illustreren ingrijpende veranderingen bij Amarant in Noord-Brabant, waar 4.500 medewerkers zorg en begeleiding bieden aan 5.200 cliënten met een beperking: 10% tijdwinst bijvoorbeeld en vooral cliënten die nu voor het eerst een Persoonlijk plan hebben dat ze ook begrijpen.

In voor zorg! was eind 2010 gevraagd te helpen bij het vereenvoudigen van het Persoonlijk plan. Aanvullende vraag is om te helpen bij de invoering van het elektronisch cliëntendossier ter ondersteuning van dat nieuwe persoonlijke plan. Inmiddels kan de balans worden opgemaakt.

Focus op perspectief

De herinrichting van het Persoonlijk plan was vanaf de start van dit In voor zorg-traject niet het enige doel van de ingezette veranderingen. Bestuurder Erik-Jan Borgmeijer: ‘Het Persoonlijk plan biedt ook houvast bij het aangaan van de dialoog met de cliënt en andere betrokkenen.’ Essentieel is dat het Persoonlijk plan veel minder een stapeling is van kaders en voorwaarden. Het is vooral een beknopte en leesbare handleiding voor cliënten en medewerkers. Het cliëntperspectief staat centraal en niet het perspectief van bijvoorbeeld de Inspectie. Daarmee laat Amarant veel los. Erik-Jan Borgmeijer: ‘Met het denken en werken in kaders is niets mis, maar als de kaders je het zicht belemmeren op wat echt nodig en gewenst is, moet er iets structureel veranderen: het nieuwe Persoonlijk plan is hier een tastbaar resultaat van.’

Wildgroei

De urgentie tot veranderen was hoog. De kwaliteit van de huidige persoonlijke plannen was onvoldoende en vormde daarmee een bedreiging voor de kwaliteit van de organisatie. Er was sprake van wildgroei, zo onderschrijft Meta Aarts, clustertrainer en persoonlijk begeleider. ‘Eerst had iedereen zo z’n eigen manier om een Persoonlijk plan te schrijven. De een schreef een plan van 20 bladzijden, de ander een plan van 150 pagina’s. Er zat veel onnodige en overbodige informatie in. De vrijheid van interpretaties werd zo wel erg groot.’ Het plan zat gemiddeld genomen dus als een veel te ruime jas om de cliënt heen. Dat maakte toetsen van de kwaliteit lastig. Bovendien bood de onbeperkte marge ook ruimte voor zaken die er eigenlijk niet toe doen. Meta Aarts: ‘Voorbeeld van niet-relevante informatie: Marissa hupt af en toe met haar linkervoet. Dat stond tot voor kort ook in haar plan. Maar dat heeft niets met Marissa’s mogelijkheden en beperkingen te maken.’

Marissa van Tetering is een van de cliënten die betrokken was bij de totstandkoming van een nieuw Persoonlijk plan. Ze woont nu 2 jaar in een appartement van Amarant. Marissa van Tetering werkt als portioneerder in de keuken van enkele zorgcentra. Ze werd de afgelopen maanden actief betrokken bij de vernieuwing van het Persoonlijk plan.

Een completer plan

Meta Aarts, inzoomend op de voorbereidingen die aan het nieuwe Persoonlijk plan vooraf gingen: ‘We hebben in samenwerking met In voor zorg-coach Annelies Hartmans een Persoonlijk plan gemaakt. Binnen ons district hebben we dat voor een aantal cliënten, onder wie Marissa, verder ingevuld. Het resultaat ging terug naar de projectgroep. In de voorbereiding werd ik als clustertrainer geschoold in het helpen van andere persoonlijk begeleiders bij het opzetten van het nieuwe Persoonlijk plan.’
En werkt het? Meta Aarts: ‘Absoluut. Voorheen lag het accent op de ondersteuningsvragen. Nu worden àlle zorgaspecten belicht.’ Dat alleen al maakt het vernieuwde Persoonlijk plan bijzonder: het is korter, overzichtelijker, maar tegelijkertijd completer dan de oude generatie Persoonlijke plannen.

‘Ik begrijp mijn plan nu’

‘De zorg kan nu beter in kaart worden gebracht. En het is een stuk duidelijker voor de cliënt’, weet Meta Aarts. Marissa van Tetering: ‘Dat is waar. In mijn vorige Persoonlijk plan stonden allemaal stomme codes die ik niet begreep. Die zitten er nu niet meer in. Ik begrijp nu goed wat er in mijn plan staat.’ Het nieuwe Persoonlijk plan bestaat in essentie uit een inventarisatie van de cliënt rondom zijn of haar indicatie, een inventarisatie van de risico’s, een basisplan en een concreet actieplan. Daarnaast is het mogelijk dat enkele modules worden ingezet die inspelen op specifieke aspecten. Meta Aarts: ‘Marissa heeft een bewogen leven achter de rug. Dat aspect behandelen we in een aparte module. Zo is er voor Marissa ook een module met een ondersteuningsvraag over financiën.’ Marissa van Tetering: ‘Ik heb een bewindvoerder die er op let dat ik niet teveel geld uitgeef. Ik leer nu hoe ik met mijn eigen geld moet omgaan.’

Forse tijdwinst

Marissa van Tetering is tevreden. Amarant is dat ook. Vanwege Marissa en haar medecliënten, maar ook vanuit het oogpunt van bedrijfsvoering. Eerste resultaten laten namelijk zien dat het invullen van het nieuwe Persoonlijke plan gemiddeld 10% sneller gaat. Meta Aarts nuanceert: ‘De eerste keer kost het bespreken en invullen veel tijd. Daarna is het een kwestie van bijhouden en actualiseren. En dat gaat lekker snel.’ Cliënt Marissa van Tetering: ‘Over tijdwinst gesproken, ik weet nog wel dat ze vroeger elk jaar alles steeds weer opnieuw aan me vroegen, ook als het ging over dingen die altijd hetzelfde bleven.’
Tijdwinst zit ook in de doorlooptijd van het opstellen van een Persoonlijk plan voor nieuwe cliënten. Die kan door de nieuwe manier van werken worden gereduceerd van gemiddeld 6 maanden naar 6 weken.

Geautomatiseerde ondersteuning

De tijdsbesparing kan nog verder toenemen door de geautomatiseerde ondersteuning van het Persoonlijk plan. Die digitale mogelijkheid is net opgeleverd. De geautomatiseerde versie van het Persoonlijk plan draait niet op de server van Amarant, maar is als webbased toepassing gewoon via internet te benaderen, een externe server dus . En ook dat was een grote cultuuromwenteling. ‘We laten ons niet langer leiden door techniek. De inhoud is leidend. De automatiseringsafdeling heeft daardoor nu een andere rol. Onze ICT-ers zijn veel meer observers geworden. Dit is echt een doorbraakproject’, aldus de bestuurder.
Dat laatste ondervond trouwens ook de vaste software-leverancier van Amarant.

Erik-Jan Borgmeijer: ‘Onze wensen voor de ondersteuning van het Persoonlijk plan pasten niet in het systeem. De vaste software-leverancier vroeg of wij ons plan maar wilden aanpassen. De kwestie leidde tot enorme aanvaringen. Maar we hadden van tevoren afgesproken dat we geen concessies zouden doen. En dus zijn we uiteindelijk overgestapt naar een nieuwe aanbieder die de gewenste ondersteuning heel lichtvoetig kon inpassen en bovendien voor veel minder geld.’

Overzichtelijke zorgarrangementen

De wildgroei die het Persoonlijk plan kenmerkte, speelde ook in de zorgarrangementen een rol. Meta Aarts: ‘Voorheen wist je dat een cliënt bijvoorbeeld een ZZP3-indicatie had. Dan moest je uit je hoofd weten wat daar voor zorg bij paste.’ De nieuwe zorgarrangementen bestaan uit een beperkt aantal varianten. Erik-Jan Borgmeijer: ‘We onderscheiden 5 cliëntdoelgroepen. Die combineren met 7 ZZP-niveaus, waardoor er 35 varianten in arrangementen mogelijk zijn. De persoonlijk begeleider kan het betreffende zorgarrangement in de uitgebreide versie lezen, maar het hoeft niet. Als de begeleider het Persoonlijke plan digitaal opent, zitten de consequenties van het zorgarrangement al in verwerkt binnen het format van het Persoonlijk plan. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de te gebruiken methodiek of aan het al dan niet inzetten van de AVG-arts.’

Integraal werken

Het nieuwe Persoonlijk plan, de modulair opgebouwde zorgarrangementen en de actieve rol van persoonlijk begeleiders hebben zaken bij elkaar gebracht die voorheen gescheiden waren.
Dat betreft bijvoorbeeld het onderdeel dagbesteding. Meta Aarts: ‘Tot voor kort was het dan zo dat dagbesteding zonder afstemming met de persoonlijk begeleiders zelf hun onderdeel van het Persoonlijk plan invulden. Dat is raar. Iemand kan op dagbesteding anders reageren dan in de woonsituatie. Dat moet je van elkaar weten. Die strikte scheiding is er nu niet meer. Alle disciplines gaan letterlijk met elkaar om de tafel zitten en met elkaar stellen we het Persoonlijk plan op.’ De onderdelen ‘thuis’, ‘dagbesteding’ en ‘logeren’ worden nu integraal benaderd. Tegelijkertijd is bij Amarant onder de naam Amarant 2.0 een proces van ontzorgen opgestart, waarbij cliënten en cliëntvertegenwoordigers zelf meer kunnen regelen. Erik-Jan Borgmeijer: ‘Ouders krijgen nu bijvoorbeeld op maat leermodules aangeboden in plaats van een jungle van regels die vaak maar ten dele op de cliënt in kwestie van toepassing zijn.’

Effecten meten

Doordat cliënten, begeleiders, andere medewerkers en cliëntvertegenwoordigers goed hun weg kunnen vinden in de gemaakte afspraken en acties, ligt er ook een prima basis voor effectmeting.
Erik-Jan Borgmeijer: ‘Nieuw is dat je met het Persoonlijk plan leert waar en waarom iets al dan niet lukt. Je kunt er goed mee evalueren en je hebt zicht op wederzijdse verantwoordelijkheden op basis van het cliëntperspectief. En het mooie is dat dit allemaal niet langer ontpopt uit de ivoren toren van de raad van bestuur en van beleidsondersteuners. De werkvloer heeft de leiding. Ik weet niet of we dat op eigen kracht hadden kunnen bereiken. Door de In voor zorg-aanpak konden we echt breken met oude gewoontes.’

Interview door Rob van Es.

Wil je meer informatie? Ga naar de deelnemerspagina ‘In voor Zorg’ van Amarant: http://bit.ly/12Mg7El

Volg ons op social media

youtube icon  facebook icon  twitter icon  linkedin icon