De kwaliteitsdialoog bij Amarant: samen leren en verbeteren

De ommekeer

Begin 2020 draait de zorg bij Amarant op volle toeren. De agenda’s zitten overvol, totdat de coronapandemie alles stillegt. De deuren gaan dicht, de spanning stijgt, en de zorg richt zich op wat écht telt: er zijn voor cliënten. De hectiek van vergaderingen en beleidsstukken verdwijnt naar de achtergrond. Medewerkers zeggen tegen elkaar: dit willen we vasthouden. Minder papier, meer aandacht voor cliënten.

Daarnaast groeit er in deze crisis iets waardevols: vertrouwen. Cliëntenraad, ondernemingsraad, organisatie en zorgteams staan niet tegenover elkaar, maar naast elkaar. Dat legt de basis voor vernieuwing.

Van crisis naar een andere kijk op kwaliteit

Na de eerste coronagolf ontstaat binnen Amarant een gedeelde wens: randzaken vereenvoudigen, medezeggenschap versterken en leren een vanzelfsprekend onderdeel maken van het dagelijks werk. Samen met medewerkers, cliënten en verwanten gingen we op zoek naar een werkwijze die deze ambities ondersteunt. Een werkwijze die staat voor minder is meer: zonder overbodige bureaucratie, mét maximale impact op de kwaliteit van zorg.

Bij kwaliteitsverbetering kom je al snel uit bij de PDCA-cyclus (Plan–Do–Check–Act), al jarenlang dé standaard in zorgorganisaties. Maar in de praktijk sluit deze cyclus steeds minder goed aan bij de dynamiek van de zorg. Het doorlopen van alle stappen kost veel tijd en administratie. Daarom gingen we op zoek naar een alternatief.

We vonden inspiratie in de OODA-loop: observeren, duiden, besluiten en handelen. Dit model sluit beter aan bij snel veranderende omstandigheden. Het Kwaliteitskompas van de VGN gaf daarbij extra richting. Vijf elementen sprongen eruit: in gesprek gaan, leren van ervaringen, kwaliteitsinformatie benutten, teamreflectie en inspelen op veranderende behoeften. Zo ontstond een nieuwe werkwijze: niet langer sturen op papier, maar op dialoog.

Het ontstaan van de kwaliteitsdialoog

Al deze puzzelstukjes kwamen samen in één aanpak: de kwaliteitsdialoog. Een werkwijze die helpt om de kwaliteit van zorg continu te volgen, te bespreken en te verbeteren. Deze aanpak biedt structuur zonder starheid, en ruimte voor reflectie, samenwerking en actie. Zo wordt kwaliteit niet alleen meetbaar, maar vooral voelbaar in de praktijk.

Drie-Zes-Drie

De kwaliteitsdialoog bestaat uit een cyclus van drie stappen. In stap 1, de krachtmeting, brengen cliënten, verwanten en medewerkers samen in beeld wat goed gaat en wat beter kan als het gaat om kwaliteit van zorg. Onze visie op goede zorg hebben we vertaald in zes bouwstenen. Dat vormt het inhoudelijke fundament. Per bouwsteen is concreet omschreven wat we daaronder verstaan en hoe een team kan meten waar het staat.

In stap 2, de dialoog,  gaan alle betrokkenen met elkaar in gesprek over de opgehaalde inzichten. Deze dialoog is het hart van de kwaliteitsaanpak: hier ontstaat gedeeld begrip en eigenaarschap. Op basis hiervan worden gezamenlijk drie concrete verbeterpunten gekozen. Zo brengen cliënten, medewerkers en verwanten focus aan op wat belangrijk is.

In stap 3, aan de slag, gaan teams aan het werk om hun doelen te bereiken. Zodra de doelen zijn behaald, start een nieuwe cyclus van de kwaliteitsdialoog. Dit is een continu proces van leren en verbeteren. Teams bepalen zelf het tempo en de vorm: de één gebruikt een vragenlijst, de ander een spel of kleurplaat. Het belangrijkste is dat iedereen mee kan doen.

Meer dan een methode

De kwaliteitsdialoog is meer dan een methode; het is een cultuur van leren. In de dagelijkse praktijk verbeteren teams direct op basis van wat zij zien en bespreken. Op organisatieniveau wordt jaarlijks gekeken of de gekozen thema’s nog relevant zijn en aansluiten bij wat cliënten en medewerkers belangrijk vinden. Op systeemniveau stellen we ons de vraag: werkt de kwaliteitsdialoog zoals bedoeld? Stimuleert het eigenaarschap en leidt het tot betere zorg? Zo leren we niet alleen wat we doen, maar ook hoe we leren.

De kwaliteitsdialoog wordt binnen Amarant steeds meer een vanzelfsprekend onderdeel van het werken aan kwaliteit. Het versterkt zeggenschap, stimuleert samenwerking en maakt kwaliteitsverbetering betekenisvol. Niet door dikke rapporten, maar door echte gesprekken. Door samen te kijken: Wat gaat goed? Wat kan beter? En wat doen we morgen anders?